Melalui Seat Management dan Managed Service, KAI Commuter menggeser paradigma pengelolaan aset, dari sekadar memiliki menjadi mengoptimalkan layanan secara efisien, terukur, dan berkelanjutan.
Pengelolaan aset kantor tidak sekadar memastikan meja, kursi, perangkat kerja, atau fasilitas ruangan tersedia. Di baliknya, ada kebutuhan untuk memastikan aset tetap berfungsi, terawat, dan memberikan manfaat sepanjang masa penggunaannya.
Household and Office Building Junior Specialist 2 KAI Commuter Desi Rusliawati menjelaskan, melalui Seat Management dan Managed Service, KAI Commuter kini menggeser pengelolaan aset dari pola kepemilikan (ownership) menjadi berbasis layanan (service-based management). Jika sebelumnya perusahaan membeli, memiliki, dan memelihara aset sendiri, kini pengelolaannya dilakukan bersama mitra.
“Saat ini, kami bekerja sama dengan mitra pengelola aset yang bertanggung jawab terhadap penyediaan, pemeliharaan, penggantian, hingga pengelolaan siklus hidup aset sesuai kebutuhan dan standar yang ditetapkan perusahaan.”
Dari Memiliki Menjadi Melayani
Perubahan tersebut, lanjut Desi, berangkat dari tantangan pengelolaan aset secara konvensional. Aset yang dibeli secara terpisah perlu diperbaiki atau diganti ketika rusak. Kondisi dan usia aset pun harus terus dipantau, termasuk potensi penumpukan barang yang sudah tidak digunakan.
Dengan pola baru ini, kebutuhan fasilitas ditentukan berdasarkan jumlah pengguna, fungsi ruangan, kondisi aset, dan standar perusahaan. Selama digunakan, aset dipantau dan dipelihara. Jika rusak, dilakukan perbaikan, sedangkan penggantian dilakukan ketika aset sudah tidak ekonomis atau tidak lagi memenuhi standar.
“Jadi, fokusnya bergeser dari berapa banyak aset yang kita miliki menjadi seberapa baik layanan dan fungsi aset yang kita terima,” ujar Desi.
Perubahan ini juga berdampak pada efisiensi. Ukurannya tidak semata-mata dari harga pembelian, tetapi bagaimana aset dikelola sepanjang masa manfaatnya. Melalui pendekatan total cost of ownership dan lifecycle, pemeliharaan hingga penggantian dapat dilakukan lebih terencana. Aset yang masih layak tetap dipelihara dan diperbaiki sehingga masa manfaatnya lebih optimal, ketersediaan fasilitas terjaga, dan potensi penumpukan aset rusak berkurang.
Menjaga Nilai, Memberi Dampak
Lebih jauh Desi menerangkan, implementasi Seat Management dan Managed Service juga berkontribusi dalam mendukung penerapan ESG di KAI Commuter. Dari sisi environmental, optimalisasi masa manfaat aset membantu menekan potensi limbah furnitur, elektronik, dan peralatan kantor. Hal ini sejalan dengan prinsip resource efficiency dan circular economy, karena aset dimanfaatkan semaksimal mungkin sebelum mencapai akhir siklus hidupnya.
Dari sisi social, sistem ini turut mendukung fasilitas kerja yang layak, aman, dan nyaman. Bagi Desi, fasilitas kantor bukan sekadar aset, melainkan bagian dari employee experience. Fasilitas yang mendukung membuat pegawai dapat bekerja dengan lebih nyaman dan produktif.
Sementara pada aspek governance, pengelolaan aset menjadi lebih terukur dan akuntabel. Setiap aset memiliki informasi dan status yang jelas. Dengan Kerangka Acuan Kerja, SLA, dan mekanisme evaluasi, keputusan dapat didasarkan pada data dan kondisi aktual sehingga meningkatkan transparansi dan kontrol.
“Keberhasilan inovasi ini bukan hanya ketika biaya turun, tetapi ketika perusahaan mendapatkan layanan yang lebih baik, aset lebih optimal, pengguna lebih nyaman, dan dampaknya lebih berkelanjutan.”
